2014
04.14

社内コミュニケーション

Category: その他
今日のお昼に何を食べようか?

ひとりなら、自由に決められる。
ふたりなら、相談して、まあこれも割とスムーズに決まる。
3人なら、4人なら、5人なら……。

人数が増えれば増えるほど、決めるのが大変になる。

仕事も同じ。
会社規模が大きくなればなるほど、仕事は分業化され、意思決定プロセスも複雑になってくる。

そのために「コミュニケーションが重要」なんて言われるのだけれど、会話ができているようでできていないことがよくある。

ボクは管理系の仕事をしているのだけれど、先日、社内でこんなことがあった。

部署毎にフォルダが作成されている文書共有用のファイルサーバーがあり、人事システムの所属を判定してフォルダのアクセス権を設定している。年度が変わり、異動情報に則ってアクセス権の設定をするのだけれど、その設定が4/1にできていなかった。
そのため、異動した人たちから「新所属のフォルダにアクセスできないのだけれど」といった問い合わせがちらほら……。
4月からこの仕事を管轄する部署の責任者になったボクには、いち早く使えるようにすることと、できなくても「いつから使えるようになるのか」を社内アナウンスする責務がある。

「どのような状況? 何でできないの?」と部員に質問する。
「まだ人事の情報がかわっていません。人事部に聞いたら、明後日の15:30まで新所属の設定がかかるようなので、ファイルサーバーの設定はそれ以降になります」

ふーん。

じゃあ仕方ないね。それ以降に使えるようになるってアナウンスしようか……なんてことは思わない!

「なんで人事はそんなに時間がかかるの?」
「わかりません」

ここが問題。
前工程に時間がかかるので、それは仕方がないと思い込んでしまう。
ついつい、それが当たり前と思ってしまう。

工夫はないのか?
それで業務が止まってしまうという意識はないのか?

人事部に問い合わせてみたところ、「まだ支店から異動情報があがってきていない」との回答。
「どのくらいきていないの?」
「あと20人くらい」

会話を進めてわかったのは、
1.全体の8~9割は人事システムの所属変更が終わっている
2.急いで支店に確認するので、明日中には変更作業が全て終わる
ということ。

そして、

3.そもそも後工程でファイルサーバーの設定があることを人事部は知らなかった

大半が終わっているのであれば、現状で一度ファイルサーバーの設定をして追加設定を行う手もある。
こちらでやらなければいけない後工程があることを伝えたら、人事も作業を早めるようにしてくれた。

仕事の全体像、プロセスを見えるようにすること。
これだけで大きな効率化が図れて効果が得られる。
今回のケースの場合、ユーザー部署だって「自分たちの人事部への所属変更申請が終わっていないのでファイルサーバーにアクセスできない」とわかれば、申請を急ぐことだろう。

このプロセスを全社にアナウンスして理解してもらうことが根本解決の方策だ。

「日々仕事に追われて忙しい毎日が続く」といった方も多いと思う。
少しでもスムーズに仕事ができるように……。

今日はそんな思いもあって、ちょっと仕事モードで記事を書いてみた。

ではみなさん、今週もガンバりましょう!!

それにしても、ハープスターはすごかった!
最後方から全馬をまとめて……

いやあ、これからどこまで強くなるのだろう。。。





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